IL COSTO NASCOSTO DI UNA TIMBRATURA DELEGATA
Case history: il costo nascosto di una timbratura errata
Da 30 minuti al giorno a 6.000 euro l’anno: il costo nascosto delle timbrature errate
Laura è amministratrice delegata di una software house con sette dipendenti. Per rilevare entrate e uscite, l’azienda utilizzava un tradizionale timbra-cartellino: una soluzione semplice e familiare, ma con un limite importante. Il cartellino poteva essere utilizzato anche da una persona diversa dal suo titolare.
Un giorno, quasi per caso, Laura nota alcune anomalie. Approfondendo le verifiche, scopre che quattro dipendenti su sette, in alcune occasioni, timbravano il cartellino l’uno dell’altro.
Il caso più evidente riguarda un collaboratore che arriva spesso in ritardo. Nonostante ciò, la sua entrata risulta già registrata: un collega aveva timbrato il cartellino al suo posto.
Non è più una semplice disattenzione. È un problema di affidabilità del dato, di controllo dei costi e di equità verso chi rispetta regolarmente orari e procedure.
Piccoli minuti, grande impatto
Laura decide di quantificare il fenomeno. La stima prende in considerazione appena 30 minuti al giorno non realmente lavorati, ma comunque registrati come presenza. Su base annuale, questo può significare per l’azienda un costo occulto stimato tra 4.000 e 6.000 euro.
Un importo rilevante per una realtà di sette persone, soprattutto perché non appare come una voce evidente in bilancio. Si disperde nelle ore registrate, nelle elaborazioni amministrative e nel tempo necessario per controllare e correggere situazioni poco chiare.
Le conseguenze, infatti, non sono soltanto economiche:
- Entrate e uscite non pienamente affidabili
- Maggiori controlli su ore lavorate, straordinari, ferie e permessi
- Tempo sottratto alla direzione e all’amministrazione per verifiche e correzioni
- Rischio di normalizzare comportamenti non corretti
- Malcontento dei dipendenti puntuali, che possono percepire regole applicate in modo diverso
La soluzione cercata da Laura
Laura non vuole adottare un sistema biometrico. Cerca però una soluzione che consenta di associare la timbratura al dipendente effettivamente presente, impedendo lo scambio di cartellini o badge tra colleghi. Dopo diverse ricerche, sceglie la soluzione di G. Osti Sistemi Srl composta dal tablet Android OG1001, installato a parete, e dall’app di rilevazione presenze J-CLOCK.
Ogni dipendente utilizza il proprio smartphone con J-APP installata e associata al proprio profilo. Per registrare l’ingresso o l’uscita, avvicina il telefono al tablet OG1001: la timbratura avviene in modalità contactless tramite tecnologia NFC e viene acquisita dal software JuniorWEB per la gestione delle presenze. La soluzione è non biometrica ed è progettata per ridurre il rischio di scambio del badge o della credenziale di timbratura.
Il risultato: più correttezza, meno costi nascosti
Con il nuovo sistema, Laura risolve il punto più critico del vecchio timbra-cartellino: non è più sufficiente avere tra le mani il cartellino di un collega per registrare una presenza.
L’azienda dispone ora di dati più attendibili, riduce controlli e correzioni amministrative e tutela chi, ogni giorno, rispetta gli orari e le procedure aziendali.
Una rilevazione presenze affidabile non è soltanto uno strumento di controllo. È una scelta di trasparenza, equità e protezione dei costi aziendali.